Wet- en regelgeving en financiële verhoudingen

Een accountant controleert de stadsrekening van de gemeente , kijkt of de gemeente volgens de regels boekhoudt en zich aan wetten en regels houdt (rechtmatigheid). Deze controle is een wettelijke taak van de accountant en hij moet zich daarbij houden aan zijn beroepsregels.
De gemeenteraad kiest een accountant, en doet dat uiteraard volgens de spelregels voor aanbestedingen.  

Ook kan de gemeenteraad aan de accountant vragen om extra te letten op sommige onderwerpen. De accountant beoordeelt of hij aan die wens kan voldoen. Past de vraag binnen de opdracht die de accountant heeft? Dit zijn de afspraken die voor de start van het controlejaar met de accountant worden gemaakt.

Om de stadsrekening te kunnen controleren, moet de accountant nagaan in hoeverre de onderliggende processen goed werken.  Immers,  de cijfers komen voort uit primaire en ondersteunende processen. Hiervoor doet de accountant in de loop van het jaar tussentijds controles en kijkt dan ook naar de bedrijfsvoering. Heeft de gemeente de beveiliging van de ICT op orde? Gaat de gemeente goed om met privacy? Worden inkopen volgens de regels gedaan? Is gewaarborgd dat alleen betaald wordt aan bestaande personen/bedrijven en dat een prestatie tegenover die betaling staat? Enzovoorts. Over die bevindingen brengen ze een zogenoemde boardletter uit aan het college. Het college is namelijk verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. Het college schrijft een brief aan de gemeenteraad over deze boardletter. Het college laat weten wat de aanbevelingen zijn en wat ze daarmee gaat doen. Hierbij geeft het college ook een afschrift van de boardletter aan de gemeenteraad. Ook in de audit commissie, een specifieke commissie met een afvaardiging van de gemeenteraad, wordt deze brief behandeld.

De accountant maakt  een rapport over de stadsrekening voor de gemeenteraad. Hierin vertelt hij hoe de gemeente om is gegaan met de regels en procedures en geeft aan of de jaarrekening betrouwbaar is. Klopt het saldo van de jaarrekening wel? Is het eigen vermogen goed weergegeven? Over sommige jaarrekeningposten geeft hij nadere uitleg. Hiermee heeft de gemeenteraad een handvat voor haar controlerende taak. Bij de controle accepteert de accountant wel een marge voor fouten en onzekerheden. Een 100% controle is praktisch onmogelijk. Dan zou al het werk overgedaan moeten worden en dat is niet nodig en bovendien zou dat veel te duur zijn. Belangrijk is dat het beeld van de stadsrekening goed is.
De gemeenteraad krijgt van het college de stadsrekening als verantwoordingsdocument en van de accountant het accountantsrapport (inclusief verklaring). In Nijmegen lopen de contacten van de gemeenteraad met de accountant via de audit commissie. De audit commissie geeft advies aan de gemeenteraad over de stadsrekening, en houdt hierbij rekening met de aanbevelingen en opmerkingen van de accountant. Met deze documenten kan de gemeenteraad de stadsrekening vaststellen.

Naast deze verplichte taken, kan de accountant ook ongevraagd adviezen geven aan de gemeente. Bijvoorbeeld als wetgeving wijzigt, kan de accountant tips geven hoe hier mee om te gaan. Ook kan de accountant adviezen geven over zaken die hij tegenkwam in de controle en waarover hij iets met het college of de gemeenteraad wil delen, zonder dat dit direct tot bevindingen in een rapport leidt. Ook de gemeenteraad /audit commissie kan aan de accountant vragen om extra uitleg of een mening  over belangrijke onderwerpen.